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最終更新日:2022/05/29

わかりやすい資料の作り方と話し方

この記事では、資料をもっとわかりやすくしたい、みんなに読んで貰うためにはどうしたらよいのか、といった悩みに解決することを目的とした内容となります。

シーンとしては、上司または部下に分析レポートや目標設定、施策の実施、何らかの結果報告などを想定しての資料となります。

最適解はビジネスシーン、相手のITリテラシー、求められる資料のレベルによって、当然異なります。その上で、比較的社員の少ない会社での、重要度が低い場合を想定しての資料の作り方を解説していきます。

パワーポイントで資料を作成しない

最初にどのようなフォーマット(拡張子)で資料を作成すべきか、という点を解説していきます。

「わかりやすい資料」の定義にもよりますが、工数がかかってでも視覚的にわかりやすくしたいのであれば、パワポがベストです。私も今でもパワポで資料を作る機会があり、さらに複雑な資料またはデザインのクオリティが求められる資料の場合は、illustratorなどのソフトを使って制作しています。

例えば、研修用の資料、マニュアルなどを作成する際、相手のリテラシーが相当低いかと思われるので、文章ではなく絵・画像を中心にデザインした方が理解しやすいメリットがあります。

ただ、報告資料などにおいて、そこまで工数をかけて、クオリティの高い資料を作成したとしても、マネージャー視点で考えれば「無駄に工数かけ過ぎだよ…アニメーションとかつけやがって..」となります。(数千万の稟議を得るための資料であれば、それくらい工数かけるべきではありますが)

資料の拡張子はテキストファイルがお勧め

私はテキストエディタで秀丸を10年以上愛用しているのですが、基本的に社内ではテキストファイル(.txtの拡張子)での資料制作で統一しております。(秀丸でなくてもメモ帳でもOK)

テキストエディタのメリットは誰のPCにでも入っている点、(難易度が高いですが)正規表現や置換などが使える点、Wordと違って全く装飾できない点、軽量で低スペックのPCでもサクサク動く点が挙げられます。

WordやGoogleドキュメントでもOKですが、Wordは印刷のクセが強く思うように設定しづらい点、Googleドキュメントは基本Googleドライブに保存ありきの前提がベターなので、ローカル環境で管理づらいデメリットがあります。(とは言ってもお客様向けの提案資料ではタイトルや太字など装飾の観点からWordなどを使う機会が多いですが…)

資料によっては、分析系や数値目標共有などにおいて、テーブル形式などで数値比較する必要があるかと思います。その場合は、ExcelまたはGoogleスプレッドシートで作成し、Excelの場合はディレクトリのパス、スプレッドシートの場合はURLを記載するようにします。

Excelやスプレッドシートなどの情報が大半になる場合は、テキストファイルは作成せず、それらのファイルで全て完結するようにしています。

テキストファイルのメリットで述べた、装飾ができない点においては、賛否両論あるかと思いますが、素人が資料作成する際にやりがちな「装飾いっぱい使った資料」を事前に防げるメリットがあり、タイピング(文字入力)だけで完結できます。

資料作成において重要視すべき5つのポイント

結論ファーストで簡潔に

普段のコミュニケーションでも同じですが、とにかく結論を最初に書くことがが重要です。後述しますが、仕事中において、資料を見るという行為は疲れることで、面倒なことです。

資料を読む・打ち合わせをする = 相手の時間を奪うことでもあるので、要点をまとめ、伝えたいことを上部に記載し、理由やエビデンスなどを下部に記載していく流れがベターです。

また、コミュニケーション同様、報告なのか、相談なのか、という点も必ず最初に記載すべきです。例えば「この前に行ったA施策に関して、●●が△△だったんですけど~」と話しかけられても、その話しをすることによって最終的に何をしたいのか、聞き手側は目的がわからずにイライラすることでしょう。

正確に報告するのであれば「21年3月に行った施策Aに関しての報告があります」と話しかけ、相手がその施策を忘れているのであれば、その点を説明し、覚えているのであれば「●●が△△で前月比120%と数値改善していました」と結論を話し、「何故そうなったのか」「もっと詳細に聞きたい」と言われてから、初めて詳細に話す、という流れとなります。

これは資料の書き方でも同様で、以下、弊社内でよく使うフォーマットとなります。
————-
作成日:2022/05/11
作成者:山田 太郎
題名 :施策Aの結果報告に関して

■ 目的(この資料で相手に理解して欲しいポイントを1~5個でまとめる)

・21年3月に行った施策Aの数値状況の共有
・施策Aを踏まえての次の施策または改善案

■ 結論(ここだけ読めば大雑把に理解可能な内容を1~5個でまとめる)

1.施策Aの数値においては前月比120%と数値改善
2.施策Aが上手くいった要因は●●が△△だったため
3.施策Aを踏まえ、後述する施策Bの実施を検討

■ 詳細(どのような調査で結論に至ったか記載)

<1.施策Aの数値分析に関して>
テキストテキストテキストテキストテキスト

<2.施策Aが上手くいった要因に関して>
テキストテキストテキストテキストテキスト

<3.施策Bの実施に関して>
テキストテキストテキストテキストテキスト

■ 所感(個人的に思った感想をラフに記載)

・テキストテキスト
テキストテキストテキストテキストテキスト

・テキストテキスト
テキストテキストテキストテキストテキスト

■ 備考 / 特記事項 / 懸案事項

・この調査は●●を用いて△△の方法で行った
・外部的な要因で数値が改善した可能性あり

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見出しに関して

資料によっては大見出しの部分で、「前提条件」「主題」「背景」「方向性」「共有事項」「決定したい事項」「相談事項」「対策事項」「数値」など、適宜変更して使います。特に「前提条件」においては、用語の整理、調査環境、対象月・比較月などを記載する場合があります。

装飾に関して

大見出しの部分においては「■ 」で統一し、中見出しは「<>」または「【】」「■■ 」を使う場合もあります。このケースでは分析レポート的な内容となりますが、このような資料では、その結果を踏まえ、どう次に生かすか、仕組み化していくかが重要となります。

資料の共有に関して

報告資料は事前に相手にメールやチャットで送付しておくとベターです。その際は「3分程度で読み終わる資料だよ」「要点はこんな感じだよ」「この資料は重要だから絶対見てね」「後日口頭で報告するから忙しければ確認不要です」「●●さんに特に関係する内容だから必ず読んでね」といったように、相手に配慮しておくとより親切です。

備考・補足的な内容に関して

資料の作成において、簡潔であることは重要ですが、補足的な内容(記載しなくても文章として成り立つ内容)を削除すべきか、という点でいえば、残しておいた方が良いと考えています。

「補足を書くと長くなり過ぎるから口頭の説明でいいか」と思われる方も多いと思いますが、補足を最下部に記載するのであれば、興味を持ってくれれば最後まで読んでね、的な位置づけにすることが可能で、相手への負担が軽減され親切です。

その資料の存在をどれくらい重要視するかにもよりますが、普段私が意識しているのは、1年後に自分または第三者が見返しても、理解できるようにしておく、ということです。

結論ファーストで簡潔に資料を作成すると、読みやすいものの「この件って何だったっけ?」となりがちです。そのため、この資料を作成した背景や目的を箇条書きではなく文章として残したり、数ヶ月後に理解できなくなりそうな難しい部分においての補足説明などを記載しておくと、「忙しいときでもサクッと理解できる」「最後まで読めば、いつ読み返しても理解できる」といったクオリティの高い資料となります。

文章を書く上で大切なことは、箇条書きをフル活用しつつ、その題目に紐づく文章を3~5行程度に収めることです。場合によっては10行程度になる場合もありますが、読み手側としては確実に読む気をなくします。極力3行を目安に記載していきましょう。

所感の記載

私の個人的な見解が強いだけかもしれませんが、主観的な所感を非常に重要視しています。数値分析などにおいては当然、客観的事実が重要になり、主観的に「○件程度だと思われる」と記載してはいけませんが、ここでいう所感とは、その調査した客観的事実を踏まえ、「あなたはどう思ったのか、どうしたいのか」ということです。

急にリクルート的な、熱いベンチャー感が出てきましたが、何らかの結果の報告において、「だからどうしたいのか」が非常に重要です。

その報告をもとに、上長が判断をするのであれば不要かもしれませんが、極論、所感のない事務的な資料は誰にでも作れてしまうので、「こういった結果だったが、統計期間または母数が少ないのでもう少し様子見したい」「明らかに数値が改善したので、それを踏まえて次はこういう施策をしたい」「この施策があたったので予算をさらに投下して欲しい」など、自由に思ったことを記載すると良いでしょう。

資料を見せる相手のレベルに合わせた日本語を

長らく働いていると、その会社での用語、またはビジネス用語において、その用語の意味を当然知っているものとして認識してしまいがちですが、その資料を読ませたい相手が、新人や他部署相手だと、普段使っている用語が通じない可能性があります。

それを回避するためには、以下のような方法で対応すべきです。
・資料の上部または下部に、専門用語を解説する
・専門用語を避けてわかりやすい言葉で書く
・資料には記載せずに口頭説明で補う

資料を説明する際の3つのポイント

打ち合わせの時間で何を理解/または決定したいかを共有

シーンにもよりますが、相手が目上の人であれば、まずその打ち合わせで何分間、時間を割くことになるか予測した上で、その時間を使って何を理解、または決めたいか、必ず最初に共有します。

また同僚や部下が中心の打ち合わせであれば、営業先や面接の場で行う機会が多い、最初に相手の緊張を解くための「アイスブレイク」を行うこともお勧めです。会議というのは、そこまで関係のない人も参加しがちです。特にそういった人に対し、業務とは全く関係のない話題などを、1分程度、話すことにより、参加意識が生まれ、聞き耳を立ててもらえる可能性があります。

適宜、質問タイムを設ける

40分以上の説明であれば、恐らくその説明は2~4つ程度に分割できるかと思います。15分以上話し続けると、聞き手側の集中力がなくなるので、見出しごとのポイントなどで、質問タイムなどを設ける旨を、最初の段階で共有しておくと良いでしょう。

とにかく最初に打ち合わせの全体像を理解させることが重要です。すぐに本題から入り、永遠と話し続けられると、必ず相手が疲れ果て、一方通行になってしまうので注意が必要です。

部下などの説明においては、一番新人に対して、「まだ入社が浅く●●の部分は理解が難しいかと思いますが、どうでしたか?」と逆に質問するのも良いでしょう。下の人間に対しての質問タイムというのは、緊張感のある場になってしまうと、誰も質問してくれません。フランクな言葉を使ったり、アイスブレイクをして、発言させやすい雰囲気作りを行うと良いでしょう。

資料の朗読だけは避ける

資料の朗読は前提として必須ですが、特に強調して伝えたいことがあれば、以下のような手法を使うことにより、聞き手としては飽きずに耳を傾けやすくなります。

・重要な部分を繰り返し話す
・資料に記載のないようなことを(脱線しない程度に)話す
・その事実を踏まえての所感などを話す
・声のボリュームを大きくする

事前に「ここからは特に重要なことで」「この資料の本題に入りますが」といった枕詞を加えることもお勧めです。逆に多少脱線してしまう部分や、資料に記載のない部分を説明する際は、その旨を先に伝えると良いです。

私が前職で常に意識していたポイントで、目上の人間というのは、こちらが想定する以上に資料を読まないし、話しを聞いてくれません。実生活でもあるかと思いますが、何らかの製品の説明書や、携帯の契約書、Webサービスの利用規約などを読まないのと同様、時間がなく面倒だからです。

また、資料を渡して説明を行う際、資料ばかり見て話しを聞かない人が一定数存在します。そういった事実などを踏まえた上で、話しをすると良いかと思います。資料を渡した上で、プロジェクターなどに写するのであれば、どちらを見ながら話しを聞いて欲しいのか、それを伝えるのも良いでしょう。

コミュニケーションを取りながら進行させる

一方通行の打ち合わせになると、必ず聞き手は疲れ果て、だんだん耳を傾けなくなります。聞き手に耳を傾けさせる方法として私が良く使うのが以下のようなやり方です。

・読み上げている部分で利害関係が発生するような人を名指しで呼ぶ
・読み上げる前に「●●さんや●●部は周知の内容かと思いますが」と前置きする
・特に聞いて欲しい相手に対して「ここからは特に●●さん向けに話すのですが」と前置きする
・部下などへの説明の場において、カジュアルな言葉で前置きや所感を述べる

このようなやり方で、参加意識が生まれる、または相手の緊張度が変わり聞き耳を立てる、といった心境変化を期待できます。

難しい内容をわかりやすく伝える2つのポイント

比喩表現を最大活用

日常のシーンでも同様ですが、相手に何かを理解させたい場合、相手の知識や経験に応じて「比喩」や「例え話」を活用した説明が重要です。そのためには伝えたい事柄の概念部分を相手の理解しやすい話題に転用させる必要があります。

よくある「例え話」ですが、「ホームページ」の公開に必要な「ドメイン」と「サーバー」を説明する際、住宅で例えると、「家=ホームページ」「住所=ドメイン」「土地=サーバー」となります。

さらに「ホームページ」を制作するうえで、「HTML」と「CSS」が必要になるのですが、これは「骨組みの設計=HTML」と「外装・内装のデザイン=CSS」と説明できます。

実際に業務において、上記のようなレベルで比喩できるケースは少ないですが、難しい内容を概念レベルで理解しておけば、あとはそれを他ジャンルへ転用し、マッチするものがあるかを頭の中で探るだけなので、慣れればそこまで難しいことではありません。

どこまで理解させたいかを共有する

難しい内容において、そもそも100%理解させる必要がないケースもあります。その場合はゴールラインを明確にし、そこまで理解して欲しい旨を伝えておくと良いでしょう。

特に本題の説明に入る前に、前提条件・定義などを話す必要があるケースがありますが、そこが理解できないと、その後の本題が全く理解できない可能性があります。とはいっても、一定ライン理解していれば、理解してもらえる場合も多いため、一定ラインの理解を、比喩表現を活用したり、図解で説明したりし、共有すると良いでしょう。

図解においては、私はデザイナーでもあるので、illustratorなどのソフトを使ってサクッと作るのですが、パワポ、Excelなどでも良いかと思います。面倒であれば手書きをスキャンし印刷するのも良いでしょう。

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